Αυτά είναι τα πιο συχνά λάθη όταν στέλνεις email | ΣΚΑΪ

Αυτά είναι τα πιο συχνά λάθη όταν στέλνεις email

Πόσες φορές έχει τύχει να πατήσεις Reply All και το email να πάει σε όλα τα μέλη της ομάδας ή ακόμη της εταιρίας σου αντί μονάχα στον αποστολέα; Η ακόμη χειρότερα, σού έχει τύχει να βρεθείς στην άβολη θέση να πρέπει να ζητήσεις συγνώμη για το email που στάλθηκε καταλάθος στο αφεντικό σου;

Στον πλέον γρήγορο κόσμο που ζούμε είναι πολύ εύκολο μέσα στη βιασύνη μας να κάνουμε λάθη. Και πολλές φορές μεγάλα λάθη. Ωστόσο, υπάρχουν – ευτυχώς – τρόποι να τα σώσουμε. Γι’ αυτό συνέχισε να διαβάζεις ώστε να μπορέσεις να “σώσεις” το επόμενο λάθος.

Στέλνεις email στο λάθος παραλήπτη
Όταν στέλνεις ένα λάθος email, ανάλογα με το περιεχόμενο και την περίσταση, μπορεί να κυμαίνεται από ελαφρώς έως αρκετά ντροπιαστικό. Όσο δύσκολο και αν είναι να παραμείνεις ήρεμη χωρίς πανικό, παράμεινε συγκροτημένη. Σκέψου τις επιπτώσεις του λάθους σου και φτιάξε ένα πλάνο δράσης. Αν το λάθος αφορά το αφεντικό ή κάποιο άτομο σε υψηλότερη θέση από εσένα, τότε αντί να στείλεις ένα απολογητικό email δοκίμασε να επιλύσεις την παρεξήγηση από κοντά. Εάν αφορά κάποιον συνάδελφο με τον οποίο έχεις κοντινή θέση, μπορείς να ζητήσεις συγνώμη απευθείας μέσω email. Ωστόσο, να ξέρεις πώς πολλές φορές μια δια ζώσης απολογία, εφόσον εφικτή, είναι η ιδανική επιλογή.

Παραλείπεις μια σαφή συνοπτική γραμμή θέματος
Παρόλο που μπορεί να συνομιλείς με τους συναδέλφους σου μέσω email χωρίς γραμμή θέματος ή subject line, όταν στέλνεις επαγγελματικά email είναι καλό να μην την παραλείπεις. Η γραμμή θέματος αυξάνει τις πιθανότητες ο παραλήπτης να ανοίξει το email σου αλλά και του δίνει τη δυνατότητα να κατάλάβει τι αφορά το email πρωτού το ανοίξει. Μια σύντομη και περιεκτική φράση είναι ό,τι πρέπει. Σκέψου εσένα στη θέση ενός παραλήπτη. Δε θα είχες περιέργεια να δεις τι αοφρά ένα email χωρίς γραμμή θέματος; Πιστεύεις ότι θα καθόσουν να διάβαζες μια μεγάλη γραμμή θέματος;

Κρατάς ανεπίσημο τόνο
Φυσικά μερικές εταιρίες κρατούν πιο επαγγελματικό τόνο στην ενδοεπικοινωνία τους. Αν ξεκινάς μόλις μια δουλειά, είναι καλύτερο να αρχίσεις με επίσημο τόνο και να προσαρμοστείς ανάλογα σύμφωνα με το πώς οι άλλοι επικοινωνούν μαζί σου. Μόλις πάρεις μια αίσθηση με το πώς οι άλλοι επικοινωνούν μεταξύ τους, προσπάθησε να ταιριάξεις με το στιλ τους. Φυσικά δε θες να είσαι το μαύρο πρόβατο σε ένα casual setting στέλνοντας επίσημα email.

Χρησιμοποιείς την προσωπική ηλεκτρονική διεύθυνση
Από τη στιγμή που σου δοθεί η ηλεκτρονική διεύθυνση της δουλειάς είναι καλό να χρησιμοποιείς αυτήν. Όταν έχεις μια συνομιλία με…

Διαβάστε περισσότερα στην πηγή: skai.gr

Ειδήσεις & Νέα από την Ελλάδα και όλον τον κόσμο | ediseis-news

 

Ειδήσεις & Νέα από την Ελλάδα & όλον τον κόσμο,

Ακολουθήστε: